Новости  Акты  Бланки  Договор  Документы  Правила сайта  Контакты
 Топ 10 сегодня Топ 10 сегодня 
  
10.11.2015

Исходящие документы проходят этапы

Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота Ваши статьи и предложения отправляйте на адрес Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота Времена меняются, и на исходящие документы проходят этапы классическому «бумажному» делопроизводству» приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем — систем электронного документооборота. На рынке сейчас представлен достаточно широкий спектр таких программных решений, каждое из который чем-то, но отличается от других. Как разобраться в этой пестроте? Одна из характеристик, особенно важная для секретаря или делопроизводителя, который будет работать в такой системе — какие этап исходящие документы проходят этапы цикла документа автоматизирует конкретная система. Что такое - жизненный цикл документа? Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом называются «жизненным циклом документа». Вообще говоря, все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз : документы создаются; они рецензируются исправляются; формально или неформально утверждаются; распространяются или публикуются для более широкой аудитории; они выполняют свою основную функцию и попадают в архив; при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются. Но в учебниках по делопроизводству такого понятия нет. Есть понятие «документооборот» - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Выделяют следующие этапы технологической цепочки обработки документов: прием и первичная обработка; предварительное рассмотрение и распределение; регистрация документов; направление на исходящие документы проходят этапы исполнение документов; оформление и удостоверение документов; отправка. Отдельно как задачи делопроизводства рассматриваются вопросы контроля исполнения и хранения документов. Получается, что делопроизводство описывает только часть этапов жизненного цикла документа: ту, в рамках которой с ним работает делопроизводитель. В системах электронного документооборота с документами работают все сотрудники, кому по роду деятельности это необходимо. Это руководители, которым нужно прочитать письмо и решить, что делать с ним дальше, исполнители, которые исходящие документы проходят этапы по выполнению резолюции, готовят ответные исходящие документы проходят этапы. В целом это может быть любой сотрудник организации, которому нужна информация по документам, по их содержанию, назначенным исполнителям, срокам исполнения и т. В делопроизводстве принято выделять группы документов - входящие, исходящие, внутренние, организационно-распорядительные. При работе в системе электронного документооборота такое деление, как правило, остается. В качестве примера исходящие документы проходят этапы описание работы в системе электронного документооборота с каким-нибудь типом документа, например - входящим. Документ создается чтобы документ стал входящим, он, конечно, должен быть создан, но происходит это где-то там, в другой организациирецензируется, утверждается и распространяется на этом этапе документ попадает в организацию. На этапе создания в данном случае получения документа системой электронного документооборота из внешних систем требуется выполнение наиболее трудоемкой части работы по занесению информации о документе в систему электронного документооборота. Работа эта состоит из двух частей: ввод реквизитов документа; ввод образа документа. Ввод реквизитов документа похож на процесс составления регистрационно-контрольной карточки документа. Эту операцию выполняют, как правило, все системы электронного документооборота, но не все могут хранить электронный образ документа. С их помощью можно заменить исходящие документы проходят этапы картотеку, вести контроль исполнения документов, но такие возможности, как оперативная передача документа адресату в электронном видесогласование документа, электронное ознакомление, будут недоступны. Далее документу присваивается регистрационный номер. На документ накладывается резолюция, назначаются ответственные за его исполнение, прописывается срок исполнения. Выполняет выдачу резолюции ее автор резолюции. Но бывают ситуации, когда он не может исходящие документы проходят этапы не хочет это делать. Тогда на плечи секретаря ложится работа по занесению в систему резолюции, выполненной автором в традиционном - «бумажном» - формате. Следующим этапом обработки документа является создание отчета о его исполнении отметки об исполнении. Гораздо удобнее, если можно сделать не просто пометку «выполнено такого-то числа», а иметь возможность оставить комментарий, сохранить файл, который будет являться подтверждением, что документ действительно исполнен. Данная операция может быть разбита на две части: отчет самого исполнителя; отметка руководителя о том, что результат исполнения его устраивает. Кто конкретно внесет информацию об этих операциях в систему? Все зависит от того, как организована работа. Варианты могут быть самыми разными: это может быть исполнитель, и автор резолюции, данные функции также могут быть делегированы делопроизводителю. При изучении системы электронного документооборота на эти операции следует исходящие документы проходят этапы особое внимание. Лучше, когда сами исполнители вносят информацию об исполнении — это разгружает службу делопроизводства. Кроме того, дополнительные возможности систем электронного документооборота сортировка документов на выполненные и невыполненные, автоматическая рассылка системой уведомлений о приближении срока выполнения документа позволяют поднять исполнительскую дисциплину среди сотрудников. Наступление этапа «передача в архив» совсем не обозначает, что документ стал ненужным. Необходимо организовать хранение так, чтобы документ можно было легко найти и получить нужную информацию. Как правило, для этого используют номенклатуру дел. При изучении системы электронного документооборота следует обратить внимание, как именно производится классификация. Гораздо удобнее, если система позволяет отсортировать документы, отнесенные к одному делу, а не просто хранить номенклатурный индекс дела, к которому отнесли данный документ. На этом исходящие документы проходят этапы могут понадобиться операции контроля исполнения документов. Позволяет ли система составлять отчеты по статистике исполнения документа, насколько это удобно, есть ли возможность создавать собственные отчеты - на все это следует обратить внимание при изучении системы. Операции, входящие в жизненный цикл исходящего документа, гораздо более разнообразны. Их более подробно разберем в следующей статье. Ольга Подолина, Консультант Центра консалтинговых услуг и внедрений, компания «ИнтерТраст» При воспроизведении материалов с сайта обязательно давать ссылку или логотип в печатных СМИ © 2001-2016.

  Комментарии к новости 
 Главная новость дня Главная новость дня 
Положение по документообороту в организации образец
Песни про малышей список
Дипломная работа по кадастру
Трудовое воспитание детей дошкольного возраста
Схема рождения пола ребенка
Инструкция ariston духовке
Новый закон о патенте
Способ окрашивания волос омбре
Курс наличных валют
 
 Эксклюзив Эксклюзив 
Сертификат на посещение ресторана
Анализ стиха фета буря
Схема лечения ангины у взрослого
Конкурс рисунков рыжий кот
Инструкция по эксплуатации mazda 6
План работы административно хозяйственного отдела
Стих про три